نظم المعلومات الإدارية

نظم المعلومات الإدارية Management Information Systems - MIS هي أنظمة محوسبة صممت بهدف خدمة المدراء في المنظمة. نظم المعلومات الادارية او ما يعرف باسم (MIS ) يجمع مابين تقنية المعلومات وعلوم الحاسبات و الادارة فهدفها بناء أنظمة حاسوبية تكنولوجية تعمل على مساعدة المؤسسات المختلفة في القيام بأعمالها، وتقوم بعدة وظائف من المساعدة المكتبية والقيام بالمهمات المحاسبية و تنظيم الإجتماعات، كل هذا وأكثر من كل ما قد يساعد المؤسسات في عملية اتخاذ القرار.

كما أن استخدام المؤسسات للنظم الحاسوبية في العمليات الإدارية التخفيف من الأعباء، وتخفيف المصاريف المالية على الموظفين، وتتغلب على العديد من السلبيات للعمل البشري التي قد يتسبب بها الملل من العمل الروتيني أو عدم وجود الحافز المعنوي اللازم. كما تساعد على تصغير حجم المؤسسات الذي يزيد من أعبائها. كما أن امتلاك المؤسسات لنظم المعلومات الادارية يزيد من القدرة التنافسية للمؤسسة في بيئة العمل. و لكن يعيب البعض على استخدام هذه النظم في المؤسسات الإدارية على تخلى الاعمال الورقية.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 التعريف

نظم المعلومات الإدارية هي طريقة منظمة لعرض معلومات الماضي والحاضر المتعلقة بالعمليات الداخلية والآثار الخارجية. وتدعم نظم المعلومات عملية التخطيط والإدارة ونشاطات المشروع داخل جمعية تنظيم الأسرة, بحيث توفر المعلومات المناسبة في الوقت المقرر للمساهمة الفعّالة في اتخاذ القرار.

 الأهمية

توفر نظم المعلومات الإدارية المعلومات المناسبة على الصعيدين الداخلي والخارجي للإدارة على كافة مستوياتها، حتى يمكن اتخاذ القرارات الفعالة والمؤقتة لكي يوفر القيام بعملية التخطيط والرقابة والتوجيه داخل منظمة ما (مثل المنظمات غير الحكومية أو جمعيات الأسرة). وتوفر نظم المعلومات الإدارية مجموعة من نظم المعلومات الوظيفية.

وتعمل نظم المعلومات المطورة على توفير البيانات المطلوبة بهدف دعم وإدارة وظائف برامج المشروع. ولقد بدأت نظم المعلومات الإدارية قبل إدخال الكمبيوتر بفترة طويلة من الزمن. فقد نشأت في باد الأمر بإدارة الحسابات ومجالات الإدارة الأخرى. ويوسع استخدام الكمبيوتر من سهولة استعمال المعلومات والحصول عليها والتعامل مع البيانات بكميات كبيرة. كما أن هذه البيانات تكون متاحة للاستخدام من قبل المنظمة ككل.

وتستخدم انظر المعلومات الإدارية في إصدار نوعين من التقارير لأصحاب العلاقة :

النوع الأول : تقارير دورية Periodic Reports وهي تقارير تصدر كل فترة زمنية معينة مثل شهر ، سنة إلخ... تحتوي معلومات تفيد في صنع القرار ، مثلا يصدر التقرير الدوري لنظام المعلومات الخاص بإدارة المخزون ليخبرنا أن مخزوننا من الأقلام سينفذ بعد أسبوع إذا بقيت نسبة الإستخدام على ما هي عليه ! يستفيد مدير قسم المخزون من هذه المعلومة بصنع قرار الشراء لمزيد من الأقلام.

النوع الثاني : تقارير خاصة Special Purpose Reports هي تقارير يطلبها المستخدم من النظام وقت الحاجة لصنع قرار معين طارئ ، أو معلومات عن أي موضوع يصدره التقرير الدوري لكن المستخدم بحاجته قبل وقته.

 

الهدف الأساسي من نظم المعلومات الإدارية هو إعطاء المنشأة أقصى فائدة من استخدام الحاسب الآلي والنظم للمساعدة في توفير المعلومات وإدارتها واستخدامها في الحياة العملية و ذلك بتحليل المعلومات و البيانات التي تمتلكها الشركة او المؤسسة او المنشأة الحكومية التي لا تهدف للربح ايضى والتي تستفيد من هذا ايضى بتحليل البيانات و الوصول إلى قرارات مدعمة و اقرب ما يكون للأفضل .

الثمرة الحقيقية من نظم المعلومات الإدارية هي تزويد المستويات الإدارية المختلفة في مؤسسة ما بكل ما تحتاجه من معلومات تساعد القائمين بالعمل على اتخاذ القرار المناسب, فنظم المعلومات الإدارية هي طريقة لإبراز المعلومة في الوقت المناسب بالشكل المقروء للشخص المسئول بصورة دقيقة, باستخدام الحاسب الآلي أو حتى باستخدام نظم يدوية ولكنها دقيقة بصورة كافية.

 مراحل نظم المعلومات الإدارية

ابتداء من جمع البيانات، وفترات تلك البيانات إلى التحليل ورفع التقارير (القوائم البيانية) وتعتبر نظم المعلومات على مستوى جيد عندما تخدم منظمة ما ومديريها عن طريق جمع. وتحليل المعلومات المناسبة والشاملة وكلن بدون إفراط فيها لتحليل تنمية البرنامج والمشاكل أو اتخاذ القرار. لذا فإن معايير نظم المعلومات الإدارية الجيدة في:

• الدقة: معلومات وبيانات صحيحة.
• حداثة المعلومات: توفر معلومات حديثة وفي حينها.
• التكامل: توفر قدر كافٍ من المعلومات الضرورية بالنسبة لغرض محدد.
• الإيجاز: معلومات موجزة بالاستثناء أو نشاطات مخططة حسب الحاجة.
• الارتباط والملائمة: لمساندة أسلوب العمل المتطلب من مسؤولي الإدارة في منظمة ما وذلك بمساعدة تحليل منظم المعلومات- تكييف التحليل وفقاً لتسهيل عملية استخدام المعلومات للمراحل الإدارية المختلفة.
• توفر المعلومات: أن تكون متوفرة وسهل الحصول عليها.

 مصادر وطرق ومراحل المعلومات

 متطلبات المعلومات وجمع البيانات

ومهما كان الغرض من استخدام نظم المعلومات الإدارية بالنسبة لاتخاذ القرار فيها يتعلق بتنمية برنامج ذي هدف معين أو مشكلة معينة فمن الأٍسهل تنظيم البيانات بطريقتين أساسيتين:

أولاً: إعداد قائمة بالمعلومات أو البيانات المعروفة عن مشكلة أو موضوع ما على النحو التالي:

القائمة (1) البيانات المعروفة للباحث:

المشكلة	البيانات المعروفة لنا	المصدر

ثانياً: إعداد قائمة بالبيانات المطلوبة – غير المعروفة للمسؤولين. ويمكن أن تساعد استفسارات معينة في عملية جمع البيانات:

1- لماذا تجمع البيانات (الهدف)

أ‌- الجهة الموجهة إليها البيانات.

ب‌- الغرض.

2- أين توجد البيانات (المصدر).

3-كيف يتم جمع البيانات (الطريقة)

أ‌-عدد مرات جمع البيات, ومتى تجمع.

4- أي صعوبات في عملية جمع البيانات (حدود الصعوبات).

القائمة (2) تنطبق الأسئلة كما في المثال السابق على إحدى حالات برامج جمعيات تنظيم الأسرة ويتم ذلك على النحو التالي:

مجال المعلومات	الجماعات المستهدفة	تفاصيل الجماعات المستهدفة	المصادر	منهج المعلومات	صعوبة جمع البيانات

 انظر أيضا

• بكالوريوس نظم معلومات الحاسب
• حوسبة
• إدارة
• Business Intelligence
• Business Performance Management
• Business rules
• Data Mining
  • Predictive analytics
  • Purchase order request
• Enterprise Information System
• Enterprise Architecture
• Information technology governance
• Information technology management
• Knowledge Base
• الإدارة حسب الأهداف
• Online analytical processing
• Online office suite

 وصلات خارجية

• Computer and Information Systems Managers (U.S. Department of Labor)
• Index of Information Systems Journals
• MIS Web sites (Bournemouth University)
• MIS Links (University of York)
• Executive Information Systems: Minimising the risk of development